勞民傷財(cái)、文件造假

文件造假一般發(fā)生在體系運(yùn)行階段，這些造假，一是按標(biāo)準(zhǔn)要求必須制訂程序但實(shí)際沒有制訂文件，審核要求提供時(shí)，臨時(shí)抱佛腳炮制出的文件，二是運(yùn)行中為避免外部審核時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題，單獨(dú)做一套假記錄應(yīng)付審核，整套記錄與實(shí)際生產(chǎn)根本不關(guān)聯(lián)，全是體系員、車間統(tǒng)計(jì)或兼職人員臨時(shí)加班補(bǔ)做的記錄，三是購進(jìn)商品時(shí)進(jìn)貨資質(zhì)把關(guān)不嚴(yán)，因圖價(jià)格便宜或因生產(chǎn)急用或因監(jiān)督把關(guān)不到位，存在資質(zhì)材料不全甚至缺失，為滿足審核臨時(shí)造假復(fù)制，四是個(gè)別環(huán)節(jié)存在項(xiàng)目缺失，如水質(zhì)檢驗(yàn)、環(huán)境監(jiān)測、產(chǎn)品化驗(yàn)等，平時(shí)硬件不具備或檢驗(yàn)崗位人員空缺，因?qū)徍诵枰R時(shí)造假，五是按體系文件、公司管理應(yīng)該保持但在實(shí)際工作中盡職不到位，造成文件更新不及時(shí)、記錄不及時(shí)或記錄缺失等違規(guī)現(xiàn)象。

應(yīng)對(duì)策略：

作為審核員，審核一個(gè)公司的記錄是否全方位做假，一個(gè)最有效的辦法就是通過先了解公司基本情況、產(chǎn)銷、盈利情況，從財(cái)務(wù)報(bào)表通過逆向模式，了解其真實(shí)的原料投入、半成品、成品等業(yè)務(wù)流量；審核索證記錄是通過與供方直接電話溝通了解操作模式；審核其三級(jí)文件真實(shí)性時(shí)可以通過查驗(yàn)其發(fā)放范圍，從操作者對(duì)該文件的是否了解取得可靠信息；查驗(yàn)其化驗(yàn)方面的工作是否運(yùn)行，可以通過其審核期化驗(yàn)藥品的消耗記錄、當(dāng)事人詢問記錄與現(xiàn)場抽檢結(jié)果的對(duì)比等措施進(jìn)行有效驗(yàn)證。

對(duì)內(nèi)審員來說，要想避免文件、記錄造假問題，首先要讓公司高管對(duì)質(zhì)量體系的作用有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，在ISO9001:2015體系七項(xiàng)管理原則中，除“以顧客為在關(guān)注焦點(diǎn)”作為質(zhì)量管理的首項(xiàng)原則以引導(dǎo)企業(yè)對(duì)消費(fèi)者的關(guān)注，緊接著就是“領(lǐng)導(dǎo)作用”，說明領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)質(zhì)量管理中的決定性作用，也說明領(lǐng)導(dǎo)端正對(duì)體系作用的認(rèn)識(shí)對(duì)于體系能否有效運(yùn)行的關(guān)鍵所在；其次作為企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)該堅(jiān)持體系做實(shí)原則。有些企業(yè)對(duì)是否要把真實(shí)的記錄拿來作為審核對(duì)象存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為一旦發(fā)現(xiàn)記錄的真實(shí)問題，會(huì)因?qū)栴}是否進(jìn)行了糾正、是否有糾正措施和糾正結(jié)果驗(yàn)證而進(jìn)一步暴露出管理深層次的問題，其實(shí)這才是企業(yè)為什么沒有做好產(chǎn)品質(zhì)量的深層原因。因此質(zhì)量體系一旦建立，必須運(yùn)行，這體現(xiàn)公司最高管理者對(duì)質(zhì)量工作是否真重視，更是公司各級(jí)人員執(zhí)行力的體現(xiàn)。

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